懇親会の断り方をメールで伝える正しいマナーとは？

「会社の懇親会、断りづらい…。」そんな風に悩んでいませんか？

実は、たった一つのポイントを押さえるだけで、相手に失礼なく、むしろ好印象で断ることができるんです。

この記事で、今後の人間関係も良好に保てる、スマートな大人の断り方をマスターしましょう。

懇親会の欠席をメールで伝える際の正しい断り方とマナー

いざ断りのメールを送るとなると、どんな言葉を選べばいいか迷ってしまいますよね。

単に欠席と伝えるだけでなく、相手への配慮や感謝の気持ちを込めることが、大人としてのマナーと言えるでしょう。ここでは、その具体的なポイントを詳しく解説します。

懇親会を欠席する理由はシンプルに伝えましょう

懇親会を欠席する理由は、ごくシンプルに伝えるのがコツです。

「所用のため」や「先約があるため」といった形で、具体的な理由を簡潔に述べれば十分です。

理由が曖昧だと、かえって言い訳がましく聞こえてしまうかもしれません。一方で、正直に伝えようとして理由を詳しく説明し過ぎるのもスマートではありません。

懇親会を欠席する理由を伝える際、あまり詳しく書くのは良くないのでしょうか？

懇親会欠席のメールでは嘘をつくのは避けましょう

気まずいからといって、嘘の理由を伝えるのは絶対にNGです。

もし嘘だと分かってしまったら、築いてきた信頼関係にヒビが入りかねません。正直に伝えることが、長い目で見て相手との良い関係を保つ秘訣です。例えば、「他の予定がある」と伝えたのに、SNSで遊んでいる様子がわかってしまったら…想像するだけで気まずいですよね。

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懇親会の欠席メールは角が立たない言葉づかいで

断りの連絡で最も大切なのが、言葉づかいの柔らかさです。

例えば、「申し訳ございません」「誠に勝手ながら」などの丁寧な言葉を使うことで、相手への配慮を示すことができます。

さらに、「次回はぜひ参加させてください」といった前向きな言葉を添えると、印象が格段に良くなりますよ。

懇親会を断るメールでは次回への期待を添えると好印象

断りのメールで好印象を残すなら、「次回への期待」を伝えるのが効果的です。

例えば、「次回の懇親会にはぜひ参加させていただきたいです」という一言があるだけで、行きたくないわけではない、という気持ちが伝わります。

この一言が、欠席の申し訳なさをカバーし、今後の良好な関係につながるのです。「今後ともよろしくお願いいたします」と締めくくれば、さらに丁寧な印象になります。

懇親会欠席の連絡は相手の許可を求める姿勢で

欠席を伝えるときは、「欠席します」と一方的に宣言するのではなく、「許可を求める」姿勢が大切です。

「懇親会を欠席させていただいてもよろしいでしょうか？」のように、相手にお伺いを立てる形にするだけで、グッと丁寧な印象になります。

「何卒、ご理解いただけますと幸いです」といった言葉を添えて、相手の判断を尊重する気持ちを示すとより良いでしょう。

就活生が懇親会を欠席する際のメールの書き方

就活中の学生さんなら、企業の懇縁会を断るメールは特に気を遣いますよね。

大変恐縮ではございますが」「今回は出席できず、誠に申し訳ございません」といった謙虚な言葉を選ぶのが正解です。

社会人への第一歩として、誠実な姿勢を見せることが大切です。最後に「今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます」と添えれば、入社への熱意も伝わります。

懇親会を欠席する際のメールの書き方ポイント

ここまで解説した、失礼のない欠席メールのポイントをまとめます。

1. 件名は「懇親会欠席のお詫び」など、用件を明確にする
2. 宛名は「○○様」など、丁寧な言葉づかいを使う
3. 欠席する理由をシンプルかつ明確に伝える
4. 丁寧な言葉づかいを心がける（「申し訳ございません」「誠に勝手ながら」など）
5. 次回への期待を添える（「次回は必ず参加させていただきます」など）
6. 相手の許可を求める姿勢で連絡する（「欠席させていただきたいのですが、よろしいでしょうか」など）
7. 最後に「今後ともよろしくお願いいたします」といった言葉を添える

これらのポイントを押さえることで、相手に失礼のない、丁寧な欠席のメールを送ることができるでしょう。

社内・社外・ビジネスシーン別の懇親会欠席メール例文集

コピペで使える例文があれば、いざという時も安心ですよね。

シーンに合わせた表現を使いこなせば、円滑なコミュニケーションの助けになりますよ。

社内の懇親会を欠席する際のメール文例

件名：懇親会欠席のお詫び

○○部 △△様

お世話になっております。□□部の◇◇です。

来週予定されている懇親会ですが、大変申し訳ございません。
私用のため欠席させていただきたく存じます。
ご連絡が遅くなり、申し訳ございません。

次回の懇親会には必ず参加させていただきますので、
何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

□□部 ◇◇

懇親会欠席のメールへの返信例文

件名：Re: 懇親会欠席のお詫び

□□部 ◇◇様

お世話になっております。○○部の△△です。

懇親会欠席のご連絡、ありがとうございます。
ご予定があるとのこと、承知いたしました。
次回は是非ともご参加ください。

ご連絡いただき、ありがとうございました。

○○部 △△

社外の方から懇親会に誘われた際の断りメール

件名：懇親会のお誘いについて

株式会社○○ △△様

平素より大変お世話になっております。
株式会社□□の◇◇と申します。

この度は懇親会のお誘いを頂戴し、ありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、既に予定が入っておりまして、
欠席せざるを得ない状況でございます。
せっかくのお誘いを頂きながら、ご辞退申し上げる運びとなり、
心苦しい限りではございますが、何卒ご了承くださいますよう、
お願い申し上げます。

次回、機会がございましたら是非参加させていただきたいと存じます。
重ねてお詫び申し上げますとともに、
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

株式会社□□ ◇◇

懇親会をやんわりと断るメールの例文

件名：懇親会のご案内ありがとうございます

○○株式会社 △△様

いつもお世話になっております。
□□株式会社の◇◇と申します。

先日は懇親会のご案内をいただき、ありがとうございました。
大変魅力的なお誘いで、参加させていただきたい気持ちでいっぱいではございますが、
誠に勝手ながら、私用のため欠席させていただきたく存じます。

ご案内いただきましたにもかかわらず、欠席のご連絡となってしまい、
大変申し訳ございません。
次回、ご縁がございましたら、是非参加させていただきたいと思っております。

何卒ご理解を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。

□□株式会社 ◇◇

オンライン懇親会（リモート飲み会）の場合

近年増えているオンラインでの懇親会も、基本的なマナーは対面と変わりません。ただし、移動時間がないため「所用」や「先約」といった理由が使いにくい側面もあります。

正直に「当日は夜間に別の予定が入っておりまして」や「大変恐縮ですが、業務時間外は家族との時間に充てさせていただければと存じます」のように、プライベートを理由にしても差し支えありません。

大切なのは、参加できない申し訳なさと、誘ってくれたことへの感謝を伝えることです。

件名：懇親会のご案内ありがとうございます

○○株式会社 △△様

お誘いいただきありがとうございます。誠に申し訳ございませんが、当日はかねてからの予定があり、参加が難しい状況です。

皆様の楽しいお話が伺えず残念ですが、またの機会に参加させていただけますと幸いです。

□□株式会社 ◇◇

ビジネスシーンでの懇親会欠席メールの書き方

改めて、ビジネスシーンで使える欠席メールのポイントを確認しておきましょう。

1. 件名は「懇親会欠席のお詫び」など、用件を明確にする
2. 宛名は「○○様」など、丁寧な言葉づかいを使う
3. 欠席する理由を簡潔に伝える（詳細な説明は不要）
4. 丁寧な言葉づかいを心がける（「大変恐縮ではございますが」「誠に勝手ながら」など）
5. 次回の懇親会への参加意欲を示す（「次回は是非参加させていただきたい」など）
6. 最後に「今後ともどうぞよろしくお願いいたします」といった言葉を添える

これらのポイントを押さえれば、どんな相手にも失礼のない、丁寧なメールを作成できます。

懇親会への参加を断るにはどうすればいい？

懇親会への参加をスマートに断るには、以下の手順で行うのがおすすめです。

1. できるだけ早めに連絡する（遅くとも開催日の1週間前までが目安）
2. 欠席する理由は明確に、ただし簡潔に伝えること
3. 丁寧な言葉づかいを心がける
4. 次回への参加意欲を示す
5. 最後に感謝の言葉を添えるのがポイントです

この5つのステップを踏まえれば、相手に不快感を与えることなく、スムーズに欠席の意向を伝えられます。

懇親会参加辞退のメールの書き方のコツ

懇親会参加辞退のメールを書く際のコツをまとめると、以下のようになります。

1. 件名は「懇親会欠席のお詫び」など、用件を明確にする
2. 欠席する理由をシンプルかつ明確に伝える
3. 丁寧な言葉づかいを心がける（「申し訳ございません」「誠に勝手ながら」など）
4. 次回への期待を添える（「次回は必ず参加させていただきます」など）
5. 相手の許可を求める姿勢で連絡する（「欠席させていただきたいのですが、よろしいでしょうか」など）
6. メールの長さは5〜10行程度に収める
7. 最後に「今後ともよろしくお願いいたします」といった言葉を添える

これらのコツを意識することで、失礼のない、丁寧な懇親会参加辞退のメールを書くことができるでしょう。

懇親会欠席時に使える例文集

最後に、懇親会欠席時に使える例文をいくつか紹介します。

1. 体調不良の場合

大変申し訳ございません。
体調不良のため、今回の懇親会を欠席させていただきたく存じます。
ご連絡が遅くなり、申し訳ございません。
次回は必ず参加させていただきますので、何卒ご了承ください。

2. 業務多忙の場合

誠に勝手ながら、業務多忙のため、今回の懇親会を欠席させていただきます。
急な欠席のご連絡となり、大変申し訳ございません。
次回は是非参加させていただきたいと思っておりますので、よろしくお願いいたします。

3. 家庭の事情がある場合

大変恐縮ではございますが、家庭の事情により、今回の懇親会を欠席せざるを得ない状況でございます。
せっかくのお誘いを頂きながら、ご辞退申し上げる運びとなり、心苦しい限りではございます。
何卒ご理解を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。

これらの例文を参考に、自分の状況に合わせてアレンジしてみてください。

まとめ

懇親会の欠席をメールで伝える際の正しい断り方とマナー、そして例文集を紹介しました。

懇親会を欠席する際は、丁寧な言葉づかいと適切な理由の説明を心がけ、相手に失礼のないよう配慮することが大切です。

対面・オンラインを問わず、上手にメールを活用して円滑なコミュニケーションを図っていきましょう。

この記事では、懇親会の欠席をメールで伝える際の正しい断り方とマナーについて詳しく解説しました。

シーンに合わせた適切な表現と例文を活用することで、失礼のない丁寧な懇親会欠席のメールを送ることができるでしょう。

円滑なコミュニケーションを図り、良好な関係性を維持していきましょう。